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Perché utilizzare il Check-in Online

La registrazione dei dati dell’ospite è una delle fasi fondamentali della gestione di una prenotazione. Infatti, al momento dell’arrivo dell’ospite in struttura, si procederà alla registrazione dei suoi dati. Tale procedura richiede tempo da parte del personale ed attesa da parte dell’ospite. Per questo è importante velocizzare tale fase mediante lo strumento del Check-in Online.

Il check-in online, come spiega Webcoom, azienda specializzata nella realizzazione di gestionali per hotel, è uno strumento molto importante per le strutture ricettive: velocizzando l’ingresso dell’ospite in struttura, esso apporta numerosi vantaggi sia all’ospite che all’hotel, soprattutto in questo momento di distanziamento sociale.

I dati anagrafici e le informazioni dell’ospite vengono inserite direttamente ed autonomamente da quest’ultimo su un form online, arrivando direttamente sul gestionale dell’hotel e riducendo, in questo modo, ogni contatto con la reception. La compilazione del modulo del check-in può avvenire, da parte dell’ospite, in qualsiasi momento: è sufficiente uno smartphone dotato di connessione internet.

Riducendo il lavoro di inserimento dati del receptionist, il check-in online permette al personale della struttura di avere più tempo da dedicare alla cura dell’ospite, coccolandolo con un caffè all’arrivo o seguendolo con maggior attenzione nella scelta dei servizi da aggiungere.

Negli ultimi anni, il modulo del check-in online ha accresciuto la sua diffusione tra le strutture ricettive, essendo cambiata la propensione degli ospiti all’utilizzo del digitale. Gli hotel, infatti, si sono adattati sempre più al digitale, mutando la comunicazione con l’ospite e sfruttando gli strumenti a disposizione.  La tecnologia, in questo modo, va incontro alle esigenze della struttura e dell’ospite, rispettando anche le norme di distanziamento sociale e riducendo quindi le interazioni tra ospite e il personale della reception. Inoltre, un ulteriore aspetto è quello della riduzione delle attese in reception ed una maggior attenzione al cliente.

I vantaggi del check-in online

Il check-in online apporta vantaggi sia per l’ospite che per la struttura

Grazie a questo strumento, l’ospite vive una migliore esperienza di soggiorno, riducendo il tempo di attesa in reception e velocizzando l’ingresso in struttura, poiché, una volta confermati i dati inseriti online, l’ospite potrà iniziare da subito il suo soggiorno. La registrazione è semplice, veloce, intuitiva, non richiede alcuna competenza e sono sufficiente i dati di una carta di identità o di qualsiasi altro documento di riconoscimento.

L’hotel, invece, beneficia del check-in online perché l’automatizzazione della procedura di registrazione dei dati, come spiegato dall’azienda Scidoo – Software Gestionale per Hotel ed Alberghi, riduce il lavoro del personale della reception che potrà quindi dedicare più tempo alla cura dell’ospite, alla gestione delle richieste di prenotazione e alla proposizione di servizi accessori che l’ospite può acquistare in loco.

Come funziona il check-in online

Una volta inserita la prenotazione, l’ospite riceverà una mail o un sms contenente un link che condurrà al form del check-in online, come conseguito dall’azienda SCIDOO, specializzata nella realizzazione di gestionali per hotel. Il cliente dovrà quindi inserire i propri dati anagrafici e quelli di eventuali ospiti che soggiorneranno con lui, compilando un semplice modulo online accessibile da qualsiasi dispositivo, smartphone o tablet. I dati che l’ospite andrà ad inserire mediante il check-in online sono dati personali e anagrafici obbligatori come nome e cognome, nazionalità e lingua, data e luogo di nascita, dati dal documento d’identità.

Al momento dell’arrivo in struttura, si dovrà quindi soltanto verificare che i dati inseriti dal cliente siano corretti, velocizzando di gran lunga la fase dell’accettazione. L’hotel può inoltre personalizzare l’aspetto del modulo di inserimento dati a suo piacimento, inserendo il logo della struttura, un’immagine rappresentativa dell’hotel e i colori del brand per uniformare l’immagine della struttura su tutte le piattaforme, come perfettamente realizzato dal gestionale per hotel SCIDOO.

Per ulteriori informazioni, consulta l’articolo I vantaggi del check-in online nella … | Flymeto.

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